Penerapan sistem informasi dalam bidang manajemen

Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Rabu, 5 April 2017

Tujuan:

Blog ini di buat bertujuan untuk menjelaskan apa itu system informasi manajemen, seperti Pengertian System Informasi Manajemen, Prasyarat sistem informasi, Tujuan sistem informasi manajemen, Manfaat dan peran sistem informasi manajemen, Data dan informasi, Karakteristik informasi siap pakai, Input proses dan output, Pengendalian sistem informasi Dll.

Pengertian Informatika Secara Umum :

Ada beberapa jenis pengertian informatika dari beberapa sumber di antaranya:

a.       Menurut Wikipedia "Informatika merupakan disiplin ilmu yang mempelajari transformasi fakta berlambang yaitu data maupun informasi pada mesin berbasis komputasi".

b.      Menurut Institut Teknologi Bandung (ITB) "Teknik Informatika adalah kumpulan disiplin yan mengolah fakta berlambang data dan informasi menggunakan mesin (komputer)".

c.       Menurut IT "Pengertian informatika (Inggris: Informatics) mencakup struktur, sifat, dan interaksi dari beberapa sistem yang dipakai untuk mengumpulkan data, memproses dan menyimpan hasil pemrosesan data serta menampilkannya dalam bentuk informasi".

Sedangkan bidang ilmu yang termasuk dalam informatika, meliputi beberapa macam, termasuk di dalamnya, ilmu komputer, ilmu informasi, teknik komputer dan aplikasi informasi dalam sistem informasi manajemen. Aspek dari informatika sebenarnya lebih luas dari sekedar sistem informasi berbasis komputer saja karena masih banyak informasi yang tidak dan belum diproses dengan komputer yang dapat dimasukkan di dalam aspek informatika ini.

A.  Pengertian System Informasi Manajemen

Ada beberapa pendapat para ahli mengenai pengertian sistem informasi manajemen, sebagai berikut :

1.      David Kroenke

Sistem Informasi Majanement adalah pengembangan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi.

2.      Mc. Leod

Sistem Informasi Manajemen didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis computer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan serupa. Informasi digunakan oleh pengelolah ataupun staf lainnya pada saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

3.      Stoner

Sistem Informasi Manajemen merupakan metode formal yang menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu pada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan membuat organisasi dapat melakuakan fungsi perencanaan, operasi secara efektif dan pengendalian.

B.  Prasyarat sistem informasi

Sistem Informasi merupakan sekumpulan hardware, software, brainware, prosedur, dan aturan yang diorganisasikan secara integral untuk mengolah data menjadi informesi yang bermanfaat untuk memecahkan masalah dan pengambilan keputusan. Sebuah sistem informasi dapat dikatakan sistem iformasi yang baik jika memenuhi syarat sebagai berikut:

1.      Sistem harus dibentuk untuk menyelesaikan suatu tujuan

2.      Elemen sistem harus mempunyai rencana yang ditetapkan

3.      Adanya hubungan diantara elemen sistem

4.      Unsur dasar dari proses lebih penting dari pada elemen system

5.      Sistem informasi memiliki sifat-sifat sebagai berikut:

a)      Pemprosesan informasi yang efektif

b)      Menejemen informasi yang efektif

c)      Keluwesan

d)     Kepuasan pemakai

6.      Sistem informasi memiliki kemampuan sebagai berikut:

a)      Memiliki kecepatan akses

b)      Menyediakan kecepatan, komunikasi akurat, dan kalaborasi

c)      Menyimpan informasi dalam jumlah besar

d)     Akses yang cepat dan tidak mahal

7.      Sistem informasi memiliki komponen sebagai berikut ini:

a)      Blok masukan. Input disini termasik metode-metode yang digunakan yntuk menangkap data yang berupa dokumen-dokumen dasar

b)      Blok model. Kombinasi prosedur, logika, dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data

c)      Blok luaran. Sistem infomasi yang baik serta bermanfaat dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan

d)     Blok Teknologi. Digunakan untuk menerima masukan, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilka dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengendalian sistem secara keseluruhan

C.  Tujuan sistem informasi manajemen

1.      Menyediakan informasi yang dipergunakan didalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan perusaan

2.      Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian dan perbaikan berkelanjutan

3.      Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan

D.  Manfaat dan peran sistem informasi manajemen

1.      Manfaat Sistem Informasi Manajemen (SIM)

a)      Memberikan dukungan dalam pengumpulan informasi

b)      Digunakan secara efektif guna mendukung setiap tingkatan

c)      Membantu untuk mereleasasikan keputusan dalam tingkatan

d)     Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji

e)      Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan

2.      Peran sistem informasi manajemen

a)      Meningkatan efisiensi operasional, agar dapat membantu perusahaan untuk menjalankan startegi keunggulan biaya

b)      Memperkenalkan inovasi dalam bisnis, yaitu dengan cara membangun biaya pertukaran kedalam huubungan antara perusahaan dengan konsumen

c)      Membangun sumber informasi strategis, memapukan sumber informasi strategis

E.   Data dan informasi

1.      Data

a)      Pengertian data

Adalah fakta-fakta mentah yang harus dikelola unuk menghasilkan suatu informasi yang memiliki arti bagi suatu organisasi

b)      Jenis-jenis data

Ø  Berdasarkkan cara memperolehnya

·         Data primer

·         Data sekunder

Ø  Berdasarkan sifat data

·         Data kuantitatif

·         Data kualitatif

Ø  Berdasarkan sumber data

·         Data internal

·         Data eksternal

Ø  Berdasarkan cakupan pengumpulannya

·         Data sensus

·         Data sampel

Ø  Berdasarkan dinamika data

·         Data statis

·         Data semi dinamis

·         Data dinamis

2.      Informasi

a)      Pengertian informasi

Adalah hasil proses atau hasil pengolahan data yang meliputi hasil penggabungan, hasil analisis, hasil penyimpulan, dan hasil pengolahan sistem informasi komputerisasi.

b)      Manfaat informasi

·         Meningkatkan pengetahuan pemakai

·         Mengurangi ketidak pastian dalam pengambilan keputusan

·         Menggambarkan keadaan peristiwa yang terjadi

·         Mengurangi keanekaragaman yang tidak diperlukan

c)      Sifat informasi

·         Mudah diperoleh

·         Luas dan lengkap

·         Ketelitian

·         Kecocokan

·         Ketepatan waktu

·         Kejelasan

·         Keluwesan

·         Dapat dibuktikan

·         Tidak ada prasangka

d)     Ciri-ciri informasi

·         Kuantitas informasi dan kualitas informasi

·         Informasi actual dan relavan

·         Ketepatan dan kebenaran informasi

·          

F.   Jenis-jenis sistem informasi

Berikut Ringkasan Tentang Jenis-Jenis Sistem Informasi :

      Objektif

v  Mengenal berbagai sistem informasi dari berbagai sudut pandang

v  Memahami secara singkat proses berbgai jenis sistem informasi

v  Memahami manfaat masing-masing jenis sistem informasi

      Cara Pandang Pengklasifikasi SI

v  Level Organisasi

v  Area Fungsional

v  Dukungan yang diterima

v  Arsitektur

      Sistem Informasi Menurut Level Organisasi

v  Sistem informasi departemen

v  Contoh : Sistem Informasi SDM (HRIS)

v  Sistem informasi perusahaan (enterprise information system)

v  Contoh : sistem informasi perguruan tinggi

v  Sistem informasi antarorganisasi

v  Contoh : eCommerce

      Sistem Informasi Fungsional

v  Sistem informasi berdasarkan area fungsional

v  Ditujukan untuk memberikan informasi bagi kelompok orang yang berada pada bagian tertentu dalam perusahaan.

Contoh :

v  Sistem Informasi Akuntansi

v  SI yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi akuntansi (departemen/bagian Akuntansi)

v  Mencakup semua transaksi yang berhubungan dengan keuangan dalam perusahaan

v  Sistem Informasi Keuangan

v  SI yang menyediakan informasi pada fungsi keuangan yang menyangkut keuangan perusahaan.

v  Misal : Cash Flow dan informasi pembayaran

      Klasifikasi SI Berdasarkan Fungsi (Jeffrey L. Whiiten)

v  Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing System/TPS)

v  Sebuah sistem yang meng-capture dan memproses data transaksi bisnis. Misalnya: pesanan, kartu absensi, pembayaran, KRS, reservasi dll

v  Sistem Informasi Manajemen (Managemen Information System/MIS)

v  Sistem informasi yang menyediakan pelaporan yang berorientasi manajemen berdasarkan pemrosesan transaksi dan operasi organisasi.

v  Sistem Pendukung Keputusan (Decissin Support System/DSS)

v  istem informasi yang menindentifikasi berbagai alternatif keputusan atau menyediakan informasi untuk membantu pembuatan keputusan.

v  Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System/EIS)

v  Sistem informasi yang diperuntukkan oleh manajer eksekutif untuk mendukung perencanaan bisnis dan menilai performa rencana tersebut.

v  Sistem Pakar (Expert System)

v  Sistem informasi yang meng-capture dan menghasilkan kembali pengetahuan ahli pemecahan masalah atau para pengambil keputusan dan mensimulasikan kembali “pemikiran” ahli tersebut.

v  Sistem Komunikasi dan Kolaborasi (Communication and Collaboration System)

v  Sistem yang memungkinkan komunikasi lebih efektif antara orang-orang dalam maupun luar organisasi untuk meningkatkan kemampuan berkolaborasi.

v  Sistem Otomatisasi Kantor (Office Automation System)

v  Sistem informasi yang mendukung aktifitas bisnis kantor secara luas yang menyediakan aliran kerja yang diperbaiki antar personil.

      Sistem Informasi Berdasarkan Dukungan Yang Tersedia

v  Sistem Pemrosesan Transaksi (transaction processing system atau TPS)

v  Sistem Informasi Manajemen(management information system atau MIS)

v  Sistem Otomasi Perkantoran (office automation system atau OAS)

v  Sistem Pendukung Keputusan (decission support system atau DSS)

v  Sistem Informasi Eksekutif (executive information systematau EIS)

v  Sistem Pendukung Kelompok  (group support system atau GSS)

v  Sistem Pendukung Cerdas (intelligent support system atau ISS)

G.  Karakteristik informasi siap pakai      

Informasi yang baik merupakan hal penting dalam pengambilan suatu keputusan, kualitas infromasi sangat menentukan keputusan yang diambil. Oleh karena itu informasi yang baik dan siap pakai sangat diperlukan dalam setiap pengambilan keputusan.
Berikut ini terdapat beberapa karakteristik informasi yang baik dan siap pakai

1. Akurat

Syarat utama informasi dikatakan siap pakai adalah akurat. Informasi yang diterima harus benar, merefleksikan fakta yang sebenarnya, tepat, dan sebaiknya merupakan hasil analisis statistik yang baik.

2. Tepat Waktu

Selain akurat informasi harus tepat waktu, dalam arti informasi harus tersedia pada saat yang dibutuhkan. Misalnya bagian pemasaran dan pemesanan barang harus mengetahui jenis dan jumlah stok barang di gudang. Jangan sampai bagian pemasaran menjanjikan pengiriman barang kepada konsumen sementara stok barang di gudang tidak tersedia. Bagian pemasaran perlu mengetahui jumlah seluruh stok barang digudang guna keperluan pengirimannya.

3. Relevan

Selanjutnya karakteristik informasi siap pakai adalah relevan, dalam arti informasi yang disampaikan memiliki hubungan terkait dengan keputusan yang akan diambil. Misalnya, hal-hal yang perlu dipertimbangkan dalam menyeleksi calon pegawai adalah latar belakang pendidikan, pengalaman kerja, pelatihan yang pernah diikuti, usia, gender maupun status calon pegawai. 

4. Lengkap dan Memadai

Karakteristik selanjutnya adalah informasi yang diterima harus lengkap dan memadai dalam kuantitas dan kualitas sesuai laporan yang dibutuhkan. Misalnya, pemegang saham ingin meninjau secara langsung seluruh laporan perusahaan. Dengan demikian, perusahaan harus menyediakan informasi secara rinci berupa neraca keuangan, laporan laba-rugi, laporan arus kas dan lain sebagainya.

5. Up to Date

Informasi juga harus Up to Date, hal ini karena lingkungan selalu mengalami perubahan setiap saat. Perubahan dapat menimbulkan kesempatan tersendiri. Perubahan tersebut tidak dapat dicegah melainkan harus di antisipasi dengan baik. Oleh karena itu informasi yang diperoleh terbaru dan mengakomodir perubahan-perubahan yang terjadi dan memudahkan manajemen mengambil keputusan yang tepat.

6. Dapat Diandalkan

Informasi harus handal dan dapat dipercaya, juga dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Informasi yang tidak jelas sumbernya akan tidak handal dan tidak dapat dipertanggungjawabkan kebenarannya. Dengan demikian sumber informasi harus terpercaya/ diperoleh dengan cara tepat, dan diroses dengan cara yang benar, serta pendistribusiannya dapat dipercaya.

7. Dapat Dimengerti

Karakterisitik informasi selanjutnya adalah dapat dimengerti, informasi harus dapat dibaca dan dipahami dengan baik agar informasi tersebut berguna bagi para pembuat keputusan, meskipun pengguna informasi dianggap memiliki pengetahuan yang cukup untuk memahami informasi tersebut. Jika informasi mudah dimengerti oleh pengguna informasi maka proses pembuatan keputusan dapat dipercepat.

8.         Dapat Dibandingkan                                                               

 Informasi harus dapat dibandingkan dengan keadaan perusahaan saat ini, masa lalu, dan masa yang akan datang, serta kemampuan potensial yang dimiliki kepada pihak asing.

H.  Input, proses, dan output

Dalam Perangkat Keras (Hardware) Komputer, terdapat 3 Buah Konsep perangkat keras,, yakni:

Alat Input  adalah alat-alat yang berfungsi memasukan data atau perintah kedalam komputer.  Contoh dari alat input antara lain:

·         Keyboard–> Papan Ketik yang berfungsi memasukan data baik itu char(Karakter),number(nomor) atau symbol.

·         Mouse–> Sebuah alat input yang digunakan untuk menunjukan cursor(Pointer)

·         Scanner–> Alat input yang berfungsi untuk men duplikat/ mengcopy teks/gambar dari kertas/foto dsb

·         Joystick–> Alat input yang berfungsi memberikan masukan namun biasanya dipakai dalam game

·         Camera digital–> Input Gambar/image

·         Microphone–> Input Suara

·         Digitizer–>Digunakan dalam pemetaan

·         Touch Screen–>Digunakan memberikan instruksi sama seperti mouse namun kelebihan nya di sentuh

·         Touch pad

·         Track ball

·         Light Pen

·         Handy cam

Alat Pemproses adalah alat-alat yang berfungsi mengolah data kedalam komputer setelah mengalami proses Input. Contoh dari alat pemproses adalah Processor

Alat Output adalah alat-alat yang berfungsi mengeluarkan data-data yang berbentuk informasi. Contoh dari alat Output adalah:

·         Monitor–> Menampilkan display gambar, teks, symbol dsb

·         Printer–> Mencetak document yang telah kita buat

·         Speaker–> Memunculkan suara yang dapat di input lewat microphone atau mp3

·         Proyektor–> sama seperti monitor, namun media proyektor dapat di dinding

I.    Pengendalian sistem informasi

1.      Keterampilan untuk mengelola pengendalian sistem informasi

a)      Kemampuan mengendalikan kegiatan perencanaan informasi

b)      Kemampuan mengendalikan proses transformasi informasi

c)      Emampuan mengendalikan organisasi pelaksanaan sistem informasi

2.      Pembagian pengendalian sistem informasi

a)        Pengendalian umum

b)        Pengendalian aplikasi

3.      Cara mengenali pengendalian sistem informasi 

Pengendalian ini dilakukan mulai dari proses pengembangan sistem, desain sistem, dan saat pengoperasian sistem.

A.  Menghimpun data

 I.      Pengertian pengumpulan data                                                              

Pengumpulan data merupakan langkah yang cukup penting dalam penelitian. Data yang terkumpul akan digunakan sebagai bahan analisis dan pengujian hipotesis yang telah dirumuskan. Oleh karena itu, pengumpulan data harus dilakukan dengan sistematis, terarah dan sesuai dengan masalah penelitian.                    

Teknik pengumpulan data erat hubungannya dengan masalah penelitian yang akan dipecahkan. Karena itu, pemilihan teknik dan alat pengumpulan data yang sesuai perlu diperhatikan. Dalam penelitian, penggunaan teknik dan alat pengumpulan data yang tepat (sesuai) dapat membantu pencapaian hasil (pemecahan masalah) yang sahih (Valid ) dan andal
(Reliable).

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan sebelum pengumpulan data dilakukan, yaitu :
1. jenis data yang diperoleh,
2. sumber data,
3. cara pengumpulan data, dan
4. jumlah data yang diperlukan.

            Berdasarkan sumber, data dapat dibedakan menjadi data primer dan sekunder. Data Primer adalah merupakan informasi yang dikumpulkan peneliti langsung dari sumbernya. Dalam hal ini, peneliti bertindak sebagai pengumpul data. Biasanya, pengumpulan data primer membutuhkan waktu yang cukup lama dan biaya yang tinggi. Keuntungan penggunaan data primer ini adalah dapat dipercaya.                                                                          

Data Sekunder, adalah informasi yang telah dikumpulkan pihak lain. Jadi dalam hal ini peneliti tidak langsung memperoleh data dari sumbernya. Peneliti bertindak sebagai pemakai data. Data sekunder dibagi menjadi dua kelompok menurut sumbernya, yaitu :

1) Data Internal, yang tersedia di tempat penelitian di lakukan,

2) Data eksternal, yaitu merupakan data perolehan dari pihak luar.

Penggunaan data sekunder dapat menghemat waktu, biaya, dan tenaga. Akan tetapi, data yang diperoleh belum tentu sesuai dengan keinginan atau maksud peneliti, serta tidak diketahui dengan pasti kebenarannya.

II.      Metode dalam Pengumpulan Data                                                             

Teknik pengumpulan data erat kaitannya dengan metode (cara) pengumpulan data penelitian yang digunakan. Ada tiga metode penelitian yang sering digunakan, yaitu : Sensus, sampling dan studi kasus.

1.      Metode Sensus
Dalam metode sensus, pengumpulan data yang diperlukan dilakukan terhadap seluruh populasi yang cirinya hendak diketahui. Jadi, data yang diperoleh dapat menunjukkan ciri keseluruhan populasi yang sebenarnya. Penggunaan metode ini membutuhkan biaya tinggi, waktu dan tenaga yang relatif banyak.

2.      Metode Sampling                                                                                            

Metode sampling paling sering digunakan dalam penelitian. Dalam metode ini, pengumpulan data dilakukan dari sebagian populasi yang dianggap mewakili keseluruhan ciri populasi yang dikehendaki.

3.      Metode Studi Kasus                                                                                        

Dalam metode studi kasus, penelitian dilakukan terhadap satu aspek tertentu yang telah ditentukan. Pengumpulan datanya juga dilakukan terhadap sebagian populasi yang mewakili (yang hendak diteliti). Hasil penelitian (kesimpulan) yang diperoleh dengan metode ini tidak dapat digeneralisasikan, tetapi merupakan nilai khusus (specific value ) darin penelitian itu sendiri.

III.            Teknik Pengumpulan Data                                                               

Sehubungan dengan metode penelitian di atas, ada beberapa teknik dan alat yang dipergunakan dalam pengumpulan data. antara lain melalui observasi dan komunikasi.

1.      Teknik Observasi (Pengamatan )                                                                 

Dalam teknik ini peneliti melakukan pengamatan dan pencatatan yang sistematik terhadap subyek penelitian. Berdasarkan pelaksanaannya, teknik pengamatan ini dibedakan menjadi :

2.      Teknik pengamatan langsung                                                                      

Dalam teknik pengamatan langsung, pengamatan dilakukan tanpa menggunakan peralatan khusus. Jadi, peneliti langsung mengamati dan mencatat segala sesuatu yang diperlukan pada saat terjadinya proses yang dilakukan oleh subyek penelitian.

3.      Teknik pengamatan tak langsung                                                               

Dalam teknik ini, pengamatan dilakukan dengan menggunakan peralatan tertentu, mislanya tape recorder. Pengamatan dalam hal ini, dapat dilakukan dalam situasi sebenarnya maupun buatan, misalnya : permainan peran (roleplaying) yang direkam dengan kamera.

4.      Teknik pengamatan partisipasi                                                                    

Dalam teknik ini, peneliti turut mengambil bagian dalam situasi nyata objek penelitian. Jadi, peneliti masuk ke dalam situasi pengamatan dan ikut aktif melakukan kegiatan dalam sistem tersebut.

5.      Teknik Komunikasi                                                                                                

Teknik komunikasi digunakan untuk mendapatkan data primer maupun sekunder. Dalam hal ini, peneliti mengadakan hubungan (komunikasi) dengan subjek penelitian. Ada dua jenis teknik komunikasi : yaitu teknik komunikasi langsung dan teknik komunikasi tidak langsung.                   

Dalam teknik komunikasi langsung, peneliti berhubungan langsung (tatap muka) dengan subjek penelitiannya. Sedaangkan pada teknik komunikasi tidak langsung, peneliti menggunakan media atau pranata tertentu untuk menghubungi subjek penelitiannya. Komunikasi langsung biasanya dilaksanakan dengan wawancara, dan komunikasi tidak langsung dapat dilakukan dengan menggunakan angket (Questioner).
1. Wawancara                                                                                                    

Wawancara merupakan alat pengumpul data untuk memperoleh informasi langsung dari sumbernya. Ada beberapa faktor yang mempengaruhi arus informasi dalam wawancara, yaitu : pewawancara (interviewer), responden (interviewee), pedoman wawancara dan situasi wawancara.

a. Pewawancara                                                                                                  

adalah pengumpul informasi, oleh karena itu pewawancara diharapkan dapat menyampaikan semua pertanyaan dengan jelas, merangsang responden untuk menjawab semua pertanyaan, dan mencatat semua informasi yang dibutuhkan dengan benar.
b. Responden                                                                                                     

 merupakan pemberi informasi yang diharapkan dapat menjawab semua pertanyaan dengan jelas dan lengkap. Untuk itu diperlukan motivasi atau kesediaan responden menjawab pertanyaan dan hubungan selaras antara responden dan pewawancara.
c. Pedoman wawancara                                                                                     

yang dipergunakaaan pewawancara, menguraikan masalah penelitian yang biasanya dituangkan dalam bentuk pedoman wawancara.
d. Situasi wawancara berkaitan dengan waktu, tempat, kehadiran orang ketiga dan sikap masyarakat umumnya.                   

Waktu dan tetap yang tidak sesuai dapat menjadikan pewawancara canggung dan responden enggan menjawab pertanyaan. Adanya orang ketiga, dapat mempengaruhi responden dalam menjawab, demikian pula dengan sikap masyarakat umum.
e. Angket                                                                                                            

Angket merupakan alat pengumpul data yang biasa digunakan dalam teknik komunikasi tidak langsung. Artinya, responden secara tidak langsung dihubungi melalui daftar pertanyaan tertulis yang dikirim dengan media tertentu atau dikirim langsung oleh si peneliti.                                                                 

Pada umumnya, angket ini digunakan dalam penelitian yang respondenya tersebar secara geografis. Dalam penelitian sosial, angket ini juga berfungsi sebagai pelengkap pengumpulan data yang diperoleh dengan cara lain.                                

Tujuan dari penyebaran angket adalaaaah untuk mencari informasi yang lengkap mengenai sesuatu masalah. Hal ini penting agar responden yang menerimanya tidak merasa khawatir dalam mengisi. Responden tahu dengan jelas informasi tertentu yang diminta dan tidak merasa khawatir dirinya diuji bila mengisinya.

B.  Pencatatan data

1.      Teknik Pencatatan Narrative

a)      Pengertian pencatatan narrative                                                                       

Teknik pencatatan narrative merupakan teknik pengumpulan (pencatatan) data oleh observer dengan kejadian dan urutan kejadiannya sebagaimana yang terjadi pada situasi nyata. Teknik ini membantu formulasi deskripsi yang komprehensif akan perilaku individu.

b)      Anecdotal recording : pencatatan mencakup apapun yang tampak relevan bagi observer. Cara ini tidak membutuhkan kerangka waktu, pengkodean atau pengkategorian tertentu.

c)      Running recording : observer mencatat ketika perilaku muncul

2.      Metode interval recording                                                                                  

            Merupakan salah satu teknik observasi yang berfokus pada perilaku spesifik dalam waktu yang spesifik pula. Periode observasi dibagi menjadi beberapa segmen interval (biasanya selama 5 sampai 30 detik, tergantung pada apa yang mau diobservasi). Interval recording sesuai uuntuk observasi terkontrol dan di dalam laboratorium.

3.      Metode Event Recording                                                                                   

Metode event recording dilakukan dengan cara merekam setiap hal dari perilaku spesifik (specific behavior) atau kejadian-kejadian yang ingin diukur selama periode observasi. Event recording merekam sample behavior, dimana unit pengukurannya adalah perilaku. Dengan kata lain, observer menuggu perilaku atau kejadian yang ingin diukur itu muncul kemudian mencatatnya. Event recording terutama digunakan untuk observasi terkontrol dan studi laboratorium.

4.      Rating Methods                                                                                                   

Metode observasi berupa checklist yang didasarkan pada intensitas perilaku yang diamati. Observer sebelumnya membuat rating sikap pada skala atau ceklis, dan biasanya hasil perekaman dicatat di akhir periode observasi. Metode ini membutuhkan kepekaan tinggi pada subjektivitas observer.

C.  Pengolahan Data                                                                                                      

Istilah data merupakan istilah majemuk  yang berarti fakta atau bagian dari fakta yang mengandung arti, yang dihubungkan dengan kenyataan. Data dapat berupa angka-angka, huruf-huruf, simbol atau bilangan untuk menjadi keluaran atau output yang diinginkan.                                                                           

Data juga dapat diartikan suatu fakta atau keterangan yang jika berdiri sendiri belum mempunyai arti atau nilai. Data dapat dijadikan kajian analisis atau kesimpulan.                                                                                                        

Menurut Jogiyanto Hartono (2006:8) data adalah bentuk yang masih mentah, belum bisa berceritera banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi.                                        

Istilah Pengolahan adalah suatu proses atau kegiatan untuk menghasilkan keluaran atau output yang diinginkan.Menurut Jogiyanto Hartono (2006:9) pengolahan (processing) adalah proses data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan dtangkap sebagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut juga dengan siklus pengolahan data (data processing cycles).                                                     

Jadi pengolahan data (data processing) dapat dikatakan sebagai susunan atau kumpulan dari hasil kegiatan pikiran dengan bantuan tenaga atau suatu peralatan, sehingga dapat menghasilkan informasi untuk mencapai tujuan tertentu.                                                         

Pengolahan data dapat dilakukan secara manual maupun dengan sistem komputerisasi melalui berbagai aplikasi pengolah data. Proses pengolahan data seperti memasukkan dan mengambil data dari dan ke media penyimpanan memerlukan perangkat lunak semacam sistem manajemen basis data.Secara umum proses pengolahan data menjadi informasi melalui tiga tahapan dasar yaitu input, proses, output. Tiga tahapan dasar tersebut dikembangkan sebagai berikut.

1.      Penghimpunan dan pencatatan data                                                                           

Tahapan ini berhubungan dengan proses pengumpulan atau penghimpunan data yang biasanya merupakan proses pencatatan (recording) data ke dokumen dasar atau formulir. Penghimpunan data dapat diperoleh melalui formulir-formulir yang sudah dibuat sebelumnya, seperti formulir penerimaan siswa baru, formulir pasien rumah sakit, formulir pengajuan pembukaan rekening bank dan lain sebagainya.                                                                  

Tahapan penghimpunan dan pencatatan data melalui komputerisasi dapat dilakukan dengan cara melakukan input data melalui aplikasi atau perangkat lunak yang digunakan. Tahapan dari cara kerja sistem komputer ini adalah data yang telah didapatkan dan dikumpulkan dimasukkan oleh pemakai atau pengguna pada perangkat input, kemudian dengan metode tertentu data yang diinputkan diolah atau diproses oleh perangkat proses dan selanjutnya dihasilkan informasi oleh perangkan keluaran (output device). Jadi pada dasarnya perangkat keras (hardware) komputer dibagi menjadi tiga perangkat utama yaitu, input device, prosses device, dan output device.

2.      Pengklasifikasian data                                                                                          

Setelah tahapan penghimpunan dan pencatatan data maka tahapan selanjutnya adalah pengklasifikasian data. Dalam tahapan ini, data diberi identitas atau diklasifikasikan. Identifikasi tersebut dapat dilakukan untuk suatu kelompok atau beberapa kelompok dari data tersebut sehingga nantinya merupakan karakteristik dari data yang bersangkutan.

3.      Penyusunan data (sorting)                                                                                   

Setelah data-data yang diolah diberikan identifikasi seperti diatas, maka data tersebut mungkin perlu diatur atau disusun sedemikian rupa, contohnya mengurutkan data berdasarkan kode klasifikasinya, berdasarkan nama, tanggal, dan lain sebagainya. Proses ini dinamakan sorting.

4.      Perhitungan (calculating)

Tahapan ini data dihitung atau dikalkulasi seperti pelaksanaan perhitungan atau disebut juga calculating.

5.      Penyusunan laporan (summarizing)

Untuk memungkinkan dilakukan analisis terhadap data atau informasi yang dihasilkan, diperlukan penyimpulan atau pembuatan rekapitulasi laporan sesuai dengan keinginan pemakai informasi.

6.      Penyimpanan (storing)                                                                                         

Storing atau penyimpanan data dan informasi yang sejenis kedalam file untuk referensi dimasa yang akan datang perlu dilakukan. Media penyimpanan ini terdiri dari beberapa macam, disesuaikan dengan metode dan peralatan yang dipakai dalam sistem pengolahan data, seperti disk, kartu, dan dokumen. Dapat juga disimpan pada dunia maya.

7.      Pencarian (retrieving)                                                                                          

Di dalam file yang disimpan, pencarian data atau retrieving biasa digunakan dengan cara penyimpanannya terutama jika pengolahan datanya menggunakan komputer.

8.      Komunikasi (communicating)                                                                              

Dalam proses pengolahan data menjadi informasi sampai informasi tersebut dapat dipakai oleh user atau pengguna, maka diperlukan suatu komunikasi sehingga mempermudah proses pengolahan data menjadi informasi.

9.      Penggandaan (reproducing)                                                                                

Untuk pengamanan apabila data hilang atau rusak, juga untuk keperluan perusahaan lainnya bisa dilakukan dengan penggandaan menggunakan mesin fotocopy, disk maupun magnetic tape. Penggandaan berarti proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi, kata menggandakan berarti usaha memperbanyak atau melipatgandakan beberapa kali dokuemn. 

Demikian pula halnya dengan data, data digandakan untuk keperluan tertentu. Penggandaan data berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak data sesuai dengan kebutuhan menggunakan alat pengganda.

10.  Pendistribusiandata                                                                                                              

            Pendistribusian data dan inromasi dapat dilakukan bila data sudah digandakan. Penggandaan data tersebut dilakukan agar data dapat dijadikan sebagai informasi bagi yang membutuhkannya. Penggandaan dapat dilakukan melalui media penyimpanan seperti CD, DVD, maupun melalui cetakan dan sebagainya. Hasil penggandaan data ini kemudian dibagikan kepada pihak-pihak yang berkepentingan terhadap data tersebut sebagai penunjang pekerjaan.

D.  Penggandaan data menjadi informasi                                                         

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia Balai Pustaka, ditulis arti kata penggandaan, yakni : proses, cara, perbuatan menggandakan. Jadi kata menggandakan dapat diartikan, usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali dokumen. Dapat diartikan pula penggandaan dokumen, berarti suatu perbuatan menggandakan atau memperbanyak dokumen sesuai kebutuhan dengan menggunakan alat pengganda.                                                                            

Dalam kehidupan sehari-hari banyak sekali kegiatan yang merupakan kegiatan penggandaan, baik itu penggandaan dokumen tertulis maupun penggandaan dokumen tidak tertulis. Dengan adanya mesin pengganda ini diharapkan pekerjaan dapat diselesaikan dengan cara yang lebih efektif dan efisien.                                            

Agar kita dapat mengetahui berbagai cara yang dapat digunakan untuk menggandakan dokumen dan berbagai alat untuk menggandakan dokumen sesuai dengan jenis dokumennya, maka kita perlu mengetahui berbagai jenis dokumen.                                                    

Maraknya teknologi digital memberi pengaruh besar terhadap kecepatan pekerjaan bagi suatu kantor, terutama pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penggandaan dokumen.

Berikut beberapa alat pengganda :

§  Photocopy

§  Stencil mechine

§  Risograph

§  Offset

§  Duplikator typeset

§  Duplikator hektografik dengan alcohol

§  Printer

§  Scanner

§  Mesin ketik

§  Thermocopier

E.   Pendistribusian Data Dan Informasi                                                                           

Bahwa informasi harus didistribusikan kepada mereka yang membutuhkan nya. Dapat mengandung pemberian dan penentuan waktu informasi yang tepat. Ada beberapa manfaat nya yaitu sbb :

a.       Mempercepat suatu data dan informasi

b.      Mempercepat dalam pengambilan keputusan

c.       Mempercepat penyelesaian tugas lain nya

F.    Penyimpanan Data Dan Informasi                                                                              

Media penyimpanan data adalah bahan fisik yang di dalamnya tersimpan data, perintah dan informasi yang dipindahkan dari dalam komputer. Media penyimpanan data disebut dengan istilahstrorage medium atau media penyimpanan sekunder (secondary storage).                                                                                                

Media penyimpanan juga bisa sebagai alat masukkan dan alat keluaran, sebagai alat masukkan adalah pada saat data dan informasi yang ada dalam media penyimpanan dibutuhkan maka akan dibuka di komputer, proses tersebut menjadi input. Sedangkan menjadi alat keluaran adalah pada saat data dan informasi yang ada dalam komputer dipindahkan atau disimpan dalam media penyimpanan. Beberapa jenis media penyimpanan terdiri dari:

a)      Falshdisk

b)      Memory Card/mini SD RAM

c)      External harddisk

d)     MP3, MP4, MP5

e)      CD/DVD

Semuanya dapat digunakan untuk menyimpan data, gambar, video musik, dan lainnya.